Lettre de mission type & tarifs

I. – Champ d’application

Les présentes conditions générales sont d’application pour toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément par écrit et par les deux parties. 

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui. 

Les missions commencent et sont acceptées aux conditions générales des présentes, dès leur signature. Elles organisent les relations entre le professionnel et le client. 

II. Début et portée de la mission – Conclusion du contrat

 À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet 

  • au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
  • au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur. 

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client, soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en mains propres contre accusé de réception dans ce dernier cas. 

III. Paiement des honoraires

Pour les missions récurrentes ou de longue durée, les honoraires sont réglés moyennant acomptes, sur base d’un budget annuel, compte tenu des tâches à exécuter sur l’ensemble de l’année civile, ou réglés dès l’établissement de la note d’honoraires, au fur et à mesure de la mission. Un décompte annuel est établi en janvier de l’année qui suit le début de la mission, ou plus régulièrement si une modification significative des prestations à fournir est constatée.

Pour les missions non récurrentes, les honoraires sont réglés moyennant acompte. Un décompte est établi à la fin de chaque trimestre au moins.

Les honoraires et les acomptes sont réglés par domiciliation bancaire le 1er de chaque mois. Ils peuvent être payés par virement et sont alors majorés de 5%. 

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.

IV. Prix des prestations

Les travaux sont exécutés et comptés par quart d’heure entamé. Les prix horaires varient selon la nature de la prestation exécutée. Ces prix horaires sont déterminés conformément aux « Tarifs indicatifs de l’Ordre des Experts-comptables et Comptables brevetés de Belgique – Société Royale – Prestations de services en matière de comptabilité, d’expertise et audit comptable et de conseils fiscaux ».

Certaines prestations exigent la mise en œuvre simultanée de moyens techniques multiples soumis aux aléas du bon fonctionnement des technologies informatiques. Il en résulte que des prestations identiques peuvent générer des durées de prestations fort différentes. Pour cette raison, certaines prestations font l’objet d’une tarification forfaitaire par unité réalisée. 

Une liste tarifaire des prestations est annexée aux conditions générales. Elle en fait partie intégrante. 

Il est conseillé de demander une estimation du coût des prestations par année civile afin d’avoir une appréciation objective du prix global des missions confiées.

Les prix sont indexés chaque année.

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.

V. Frais à charge du client

Sont portés en compte distinctement :

Les frais postaux engagés pour compte du client

Les frais de déplacement

Les débours et frais de représentation

Les frais de dépôt ou de publication

Les frais de scannage portés en compte par les tiers pour le traitement et l’archivage des documents majorés de 25%

Une somme annuelle forfaitaire est portée en compte au début de chaque année pour les applications mise à disposition du client. Si la mission commence en cours d’année, le prix est adapté en fonction du nombre de mois restant à courir.

Une somme annuelle forfaitaire est portée en compte au début de chaque année pour les frais liés à l’obtention des données codées utilisées pour l’exécution la mission. Si la mission commence en cours d’année, le prix est adapté en fonction du nombre de mois restant à courir.

Les justificatifs sont produits sur demande et sans délai. 

VI. Vérifications et obligations des parties

Répondant à une obligation de moyens, le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis. Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention. Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires. Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention. L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle. Sauf stipulation contraire, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels. Le professionnel peut se faire assister des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).Le client s’engage à respecter scrupuleusement son devoir d’information complète et son devoir de collaboration. Il doit donc veiller à ce que le professionnel reçoive en temps utile tous les renseignements, pièces et documents nécessaires. Dans le cas contraire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres qui tombent sous le couvert de sa mission.

Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à la loi relative aux professions comptables et fiscales, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et des dispositions de la législation et réglementation relative à la continuité des entreprises.

Le client s’engage à fournir au professionnel pour le 5 de chaque mois les pièces comptables suivantes relatives au mois précédent : factures d’entrée, factures de sorties, relevés des recettes journalières (selon le schéma conseillé), contrats de crédits, de leasing et de location, les extraits bancaires avec annotations suffisantes, copies du livre de caisse tenu à jour, tous les autres documents que le professionnel demande en vue d’exécuter sa mission. Toutes les pièces comptables relatives à une période, transmises au-delà du 10 mois qui suit la période à traiter, seront traitées et comptabilisées dans la période comptable suivante du dossier du client.

Les déclarations fiscales, avertissements extrait de rôle, demandes d’informations, avis de rectification, extraits de compte T.V.A., régularisations T.V.A., et tous les autres documents émanant de l’administration fiscale auxquels il convient de répondre dans un délai légal, sont à envoyer au professionnel dans les trois jours par email et par la poste dans les 7 jours.

Les documents doivent être transmis à l’initiative du client. Les documents originaux sont remis au client au fur et à mesure du déroulement de la mission.

Le non-respect de ces délais de transmission des documents et courriers empêche le professionnel de pouvoir introduire les déclarations à la TVA, fiscales et recours utiles dans les délais légaux. 

Le non-respect de ces délais de transmission des documents et courriers décharge le professionnel de sa responsabilité d’introduire les déclarations à la TVA, fiscales et recours utiles dans les délais légaux.

VII. Retard de paiement et suspension des prestations

Sauf accord préalable, un retard de vingt jours calendrier dans le paiement des provisions réclamées ou des décomptes d’honoraires entraîne de plein droit la suspension des prestations. L’exécution des prestations est suspendue jusqu’à régularisation complète de la situation, et la responsabilité du professionnel est intégralement dégagée de tous les préjudices éventuellement subis par le client résultant de l’inexécution des formalités administratives et fiscales obligatoires.

Une fois la régularisation complète opérée, les prestations reprennent à un rythme normal, et les retards encourus et à venir sont censés trouver leur source dans le non-paiement initial.

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée : 

–     à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;

–    à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00  EUR

VIII. Responsabilité

La responsabilité professionnelle du professionnel est assurée auprès de la compagnie désignée par l’Institut des Experts Comptables et des Conseils Fiscaux. Le professionnel s’engage à introduire une déclaration de sinistre dès que le client en fera demande. Celle-ci fera l’objet d’un envoi recommandé. Dans ce courrier, le client mentionnera une estimation de son dommage, ainsi que la faute commise par le professionnel et la conséquence qui en résulte.

Toutefois, pour les dommages jusqu’à 3000 euros (à l’indice du 1/1/2014) qui résulteraient d’erreurs mineures du professionnel ou du client, que ce soit pour des raisons techniques, de procédure ou du chef de l’administration ; les parties s’accordent à limiter la responsabilité du professionnel à la moitié des honoraires de la prestation à l’origine du dommage.

Il en sera de même pour les erreurs dont la contestation entrainerait des prestations d’un coût supérieur au dommage lui-même.

Sauf pour les missions visées à l’article 17, alinéa 4 de la loi créant un Institut des Réviseurs d’Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d’entreprises, coordonnée le 30 avril 2007, la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre) du professionnel pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, en ce compris le risque propre qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance. 

Dans l’hypothèse où, pour une quelconque raison, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à une fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de six mois précédant le fait générateur du dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à six mois.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance. 

Elles ne s’appliqueront pas dans le seul cas où la responsabilité découle d’une faute commise avec intention frauduleuse ou dans l’intention de nuire. Par conséquent, ces limitations s’appliqueront expressément à toute responsabilité découlant de toute autre faute dont le professionnel, ses associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

IX. Durée et fin de la convention

  1. Missions récurrentes (missions constituées de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable)

                  Les missions récurrentes sont confiées jusqu’à la fin de chaque année civile.  Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la fin de l’année civile. 

                  Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :

  • la résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ;
  • un délai de préavis de six mois doit être respecté.

                  Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 50 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

                  Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

  • Missions non récurrentes (missions qui ne satisfont pas à la définition des missions récurrentes)

                  Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

                  ElIe se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.

                  En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à      la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :

  • des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
  • de tout ce que le professionnel aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.

                  Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 50 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.              

                  Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension.

                  Le professionnel seulement a la faculté de mettre fin à la mission, immédiatement et de plein droit, en cas de faillite, réorganisation judiciaire, liquidation ou tout autre évènement aux effets similaires.

XI. Politique de protection de la vie privée 

En notre qualité d’experts-comptables et de conseils fiscaux, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client du cabinet, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).

Le client reconnaît avoir reçu la note relative à la protection des données expliquant les procédures mises en place en vue de garantir la confidentialité des données à caractère personnel dans le cadre du traitement des dossiers, et marque son accord sur la validité et l’application de ces procédures. Il autorise le professionnel à utiliser toutes les données utiles à l’accomplissement des missions confiées.

X. Droits applicables et résolution des litiges

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge. 

Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours francophones de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi, ou de celui de son domicile.

XII. Tarifs

Annexe à la lettre de mission et aux conditions générales
des missions confiées – version du 1/1/2022
NaturePrix 2021Prix 2022Unité
Clôture des comptes101,00 €110,00 €h
Comptabilité85,00 €90,00 €h
Contôle fiscal160,00 €175,00 €h
Correspondance avec les tiers (administrations, banque, etc…)101,00 €110,00 €h
Correspondance rapide101,00 €110,00 €h
Correspondance technique160,00 €175,00 €h
Fiches fiscales et relevés101,00 €110,00 €h
Préparation et archivage des dossiers fiscaux IPP85,00 €90,00 €h
Préparation et archivage des dossiers fiscaux ISOC85,00 €90,00 €h
Réunion LASCO101,00 €110,00 €h
Réunion extérieure101,00 €110,00 €h
Situation intermédiaire85,00 €90,00 €h
BNB1215,00 €230,00 €p
BNB2275,00 €300,00 €p
BNB3530,00 €575,00 €p
Domiciliation siège social80,00 €90,00 €p
Déclaration BNB comptes étrangers85,00 €90,00 €p
Déclaration IPM275,00 €300,00 €p
Déclaration IPP 1165,00 €180,00 €p
Déclaration IPP 2215,00 €230,00 €p
Déclaration IPP 3275,00 €300,00 €p
Déclaration ISOC530,00 €575,00 €p
Déclaration PrM85,00 €90,00 €p
Déclaration PrP85,00 €90,00 €p
Déclaration TVA T185,00 €90,00 €p
Déclaration TVA T285,00 €90,00 €p
Déclaration TVA T385,00 €90,00 €p
Déclaration TVA T485,00 €90,00 €p
Listing TVA annuel85,00 €90,00 €p
Listing intracommunautaire TVA85,00 €90,00 €p